Automatische Spesenverarbeitung

Vom Beleg-Foto zur fertigen Buchung in Sekunden

📱 Foto → fertige Buchung
🎯 98.5% OCR-Genauigkeit
⚡ < 30 Sekunden Verarbeitung

Das Problem

Mitarbeiter sammeln Belege, das Sekretariat tippt alles ab, kategorisiert manuell und überprüft MWST-Sätze. Ein Prozess, der pro Beleg 5-10 Minuten dauert und fehleranfällig ist.

Aktueller manueller Prozess:

  1. Mitarbeiter sammelt Papier-Belege
  2. Belege an Sekretariat weiterleiten
  3. Alle Daten manuell abtippen
  4. Kategorie bestimmen (Reise/Material/etc.)
  5. MWST-Satz prüfen und berechnen
  6. In Bexio/Abacus eingeben
  7. Belege archivieren
  8. Bei Fehlern: Rückfragen und Korrekturen
Resultat: 5-10 Minuten pro Beleg, bei 50 Belegen/Monat = 8+ Stunden!

📄 Typische Spesen-Sammlung

🧾 Taxi-Quittung Zerknittert, schwer lesbar
🍽️ Restaurant-Bon Thermopapier verblasst
✍️ Parkticket Handschrift unleserlich
⛽ Tankquittung Unterschiedliche Formate
🛍️ Ausland-Beleg Fremdwährung, andere MWST
😫 Datenfriedhof!

Die automatisierte Lösung

Formularzentrale macht Spesen-Verarbeitung so einfach wie ein Handy-Foto

1
📱

Foto aufnehmen

Mitarbeiter fotografiert Beleg mit der App - sofort nach dem Kauf

→
2
🤖

KI-Analyse

OCR + AI extrahiert alle Daten: Betrag, Datum, Kategorie, MWST

→
3
✅

Auto-Kategorisierung

Swiss Business Rules kategorisieren automatisch nach Kontenplan

→
4
📊

Bexio-Integration

Direkter Transfer in Buchhaltung - ohne manuellen Eingriff

Live-Beispiel: Restaurant-Beleg verarbeiten

📱 Handy-Foto

Restaurant zum Löwen
Bahnhofstrasse 15, 8001 Zürich
2x Schnitzel à CHF 28.50 = CHF 57.00
2x Getränke à CHF 4.50 = CHF 9.00
Subtotal: CHF 66.00
MWST 7.7%: CHF 5.08
Total: CHF 71.08
Datum: 15.01.2024 19:45
Kartenzahlung
⚡ 3 Sekunden später...

🤖 Extrahierte Daten

Betrag: CHF 71.08 ✓ 99%
Datum: 15.01.2024 ✓ 100%
MWST: 7.7% (CHF 5.08) ✓ 100%
Kategorie: Bewirtung/Essen ✓ 95%
Konto: 6420 - Bewirtungsaufwand ✓ 98%
⚡ Automatische Buchung...

📊 Bexio-Buchung

Automatisch erstellt am 15.01.2024 19:46
Konto 6420 Bewirtungsaufwand CHF 66.00
Konto 1176 Vorsteuer 7.7% CHF 5.08
Konto 1020 Bank CHF -71.08
✅ Buchung erstellt - Buchhalterin benachrichtigt

🇨🇭 Swiss-spezifische Features

💶

MWST-Automatik

  • 7.7% Normalsatz automatisch erkannt
  • 2.5% reduzierter Satz für Hotels
  • 3.7% Sondersatz für Beherbergung
  • Ausland-MWST Rückforderung
📋

Swiss Kontenrahmen

  • KMU-Kontenrahmen integriert
  • Branchenspezifische Anpassungen
  • Automatische Konto-Zuordnung
  • Compliance mit OR/GAAP
🏦

Banking Integration

  • PostFinance API-Anbindung
  • UBS/Credit Suisse Support
  • ISO 20022 Zahlungsstandard
  • Automatische Bank-Reconciliation
🔒

Data Privacy

  • 100% Swiss Data Residency
  • FADP-konform
  • 10-Jahr Archivierung
  • Audit-fähige Protokolle

Berechnen Sie Ihre Spesen-Ersparnis

Zeit gespart pro Monat: 3.2 Stunden
Ersparnis pro Monat: CHF 128
Jährliche Ersparnis: CHF 1,536

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