Automatische Email-Sortierung

Von 100 Emails pro Tag zu strukturierten Workflows

⏰ 2-3 Stunden täglich gespart
🎯 99.2% Klassifizierungs-Genauigkeit
📧 Unterstützt alle Email-Systeme

Das Problem

Täglich landen 50-150 Emails im Sekretariat-Postfach: Rechnungen von Lieferanten, Kundenanfragen, Terminwünsche, Newsletter, Spam - alles vermischt in einem Chaos. Das Sekretariat verbringt 2-3 Stunden täglich nur mit dem Sortieren und Weiterleiten.

Aktueller Arbeitsablauf:

  1. Email öffnen und lesen
  2. Typ identifizieren (Rechnung/Anfrage/Termin/etc.)
  3. Entscheiden, wer zuständig ist
  4. Weiterleiten oder in Ordner ablegen
  5. Notizen für Follow-up machen
  6. Bei wichtigen Emails: Person benachrichtigen
Resultat: 3-5 Minuten pro Email, bei 80 Emails = 4+ Stunden täglich!

📧 Typischer Posteingang 9:00 Uhr

😫 Wo soll ich anfangen?

Die Lösung in Aktion

Formularzentrale analysiert jede eingehende Email automatisch und startet den passenden Workflow

❌ Vorher: Manueller Chaos

Unstrukturierter Email-Eingang
Alle Emails vermischt, keine Struktur, manuelles Sortieren erforderlich
KI-Analyse in Sekunden
⚡

✅ Nachher: Automatisch sortiert

Automatisch sortiert und verarbeitet
Jede Email automatisch klassifiziert, Workflows gestartet, Zuständige benachrichtigt

Live-Simulation der Email-Verarbeitung

1. Email trifft ein

2. KI-Analyse läuft

Email-Typ: Rechnung ✓
Absender: Bekannter Lieferant ✓
Inhalt: Rechnung CHF 2,350.00 ✓
Anhang: PDF-Rechnung ✓
Priorität: Mittel ✓
Zuständigkeit: Buchhaltung ✓

3. Automatische Aktionen

📁 Email in Ordner "Rechnungen/Eingehend" abgelegt
📄 PDF analysiert → Betrag, MWST, Fälligkeit extrahiert
👤 Buchhalterin per Slack benachrichtigt
📊 Vorab-Eintrag in Bexio erstellt (zur Bestätigung)
📅 Zahlungserinnerung im Kalender gesetzt

4. Sie werden informiert

📧 Formularzentrale vor 2 Sekunden
Neue Rechnung eingegangen
Lieferant AG - CHF 2,350.00
Fällig: 15.02.2024
In Bexio öffnen →

So funktioniert's technisch

🔍

Email-Analyse

  • Absender-Domain Check
  • Betreff-Analyse mit NLP
  • Inhalt-Klassifizierung
  • Anhang-Erkennung
🧠

KI-Klassifizierung

  • Swiss Business Rules
  • Lernende Algorithmen
  • Multi-Language Support (DE/FR/IT)
  • Spam-Detection
⚙️

Workflow-Automation

  • n8n Integration
  • Bexio/Abacus API
  • Slack/Teams Notifications
  • Calendar Integration
🔒

Swiss Data Privacy

  • 100% Swiss Hosting
  • FADP Konform
  • End-to-End Verschlüsselung
  • Zero Data Retention

Unterstützte Email-Typen

Ihre konkreten Vorteile

⏰

Zeit sparen

2-3 Stunden täglich für wichtigere Aufgaben
🎯

Genauigkeit

99.2% korrekte Email-Klassifizierung
😌

Weniger Stress

0 übersehene wichtige Emails
🚀

Schnellere Antworten

< 30min durchschnittliche Bearbeitungszeit

So einfach ist die Einrichtung

1

Onboarding Call (30 min)

Wir analysieren Ihre aktuellen Email-Workflows und definieren die Automatisierungs-Regeln

2

System-Integration (1 Tag)

Anbindung an Ihr Email-System, Bexio/Abacus und andere Tools. Alles remote, kein Vor-Ort Termin nötig

3

Test & Training (2 Tage)

Testlauf mit echten Emails. Wir trainieren das Team und optimieren die Regeln

4

Live-Betrieb

System läuft automatisch. Support und Optimierung nach Bedarf

🛡️ Unsere Garantie

Wenn Sie nach 30 Tagen nicht mindestens 10 Stunden pro Woche sparen, erhalten Sie Ihr Geld zurück

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✓ Live mit Ihren echten Emails
✓ Kostenlose Potenzial-Analyse
✓ Keine Verpflichtungen